結論をはっきりと、わかりやすく、簡潔に！
日本語のメールでもそうですが、
英語でメールを書く場合はとくに以下を意識しましょう。
とくに、メールを読む時間がないような忙しい人に対しては丁寧に。
- 結論や目的をはっきりと
- わかりやすく
- 簡潔に
最近は少なくなってきているとは思いますが、
メールで、不要なあいさつを数行も書いてしまっているものなどは、
もらった方からすると非効率だと感じざるをえません。
もっとも、はじめて送る相手とかは別ですが。
理由・原因と結論がつながって、わかりやすい文章を心がけましょう。
それから、なぜ、このメールを送っているのか、
すぐにわかる文章を心がけるといいです。
件名も目的がわかるものにすべきです。
何がしたいのか目的がメールの早い段階で伝わらないと、
文章が理解しづらいのです。
複雑な案件の場合は、
経緯いわゆるbackgroundの説明が必要になることもあります。
箇条書きは、見やすく、簡潔になるので、
効果的になることが多いですね。
期限の伝え方
何かを依頼する場合は、期限も伝えるのもマナーですね。
as soon as possible (ASAP) というのは、
「できる限り早く」という意味ですが、
「できる限り」の程度は様々なので、
本当に急いでいるのかあいまいです。
by Monday とか by 5pm on Tuesday とか
具体的な表現の方がお互いにとって助かります。
at your earliest convenience とか、
as soon as practically possible 程度だと、
「支障がない範囲でできる限り早く」という意味になり、
「早ければ早いほど助かるが、期限はしばらく先なので、
それほど急ぎでやってもらう必要はない」
ぐらいのニュアンスになるかと思います。
承認を依頼するとき
忙しい人はすべてのメールに目をとおすことはできません。
承認を依頼するときや、どうしても返信がほしいときは、タイトルの冒頭に、
<Approval Request for xxx>
<please approve>
<Response Required>
<Urgent>
とかわかりやすく目立つフレーズをつけておくといいです。
もっとも、Urgentでもないのに、Urgentをつけると、
オオカミ少年になってしまうので、ほどほどに。
呼びかけ
日本語だと、直接お話しするときは「ｘｘｘさん」と呼びかける場合でも、
メールだと「ｘｘｘ様」とするのが普通ですね。
英語の場合は、
Dear ｘｘｘ を使う場合もありますが、
やはり少しかしこまり過ぎていて、
距離感を感じさせるものであることは間違いありません
もちろん相手しだいではありますが。
一番自然なのは
Hi ｘｘｘ です。
くだけている印象をもつ人もいますが、ごく一般的に幅広く使われています。
お客様にDear はありえますが、直属の上司にはNGですね。Hi が普通でしょう。
間をとって、
Hello ｘｘｘ というのも時々ききます。
ファイルを添付するとき
仕事で英語を利用していると、ファイルを添付する機会が多々あります。
添付するときに使われる表現をまとめてみました。
好みのものを気分にあわせて使うといいでしょう。
Attached is the price list.
Please find the attached price list.
Please find attached the price list.
I am sending the price list as an attached document.
もうだいぶ前ですが、働きだしたころ、
Please find attached the price list. という文をみて、
「Nativeでも文法をよく知らない人なんだな。」と思っていました。
しかし、これはごく日常的に利用されていることを少したって知りました。
文法上の取り扱いはよくわかりませんが。
まあ、文法はあとから理屈がくっついてくるようなところもあるので。
結びの言葉
手紙だといろいろな表現がありますが、
メールでよくみるのは、
Best regards,
Regards,
Thanks,
ぐらいかと思います。
週末であれば、
Have a nice weekend!
などもいいですね！
